Cumplir con la protección de datos en talleres va mucho más allá de evitar sanciones. Se trata de proteger la información personal de clientes, empleados y proveedores, garantizar la seguridad jurídica del negocio y reforzar la confianza en la relación con el cliente.
Estas fueron algunas de las ideas clave del webinar gratuito “Protección de datos en los talleres”, organizado por ASETRA y CONEPA en colaboración con la consultora especializada Audidat, que reunió el 21 de octubre a más de 70 profesionales del sector de la reparación. A lo largo de la sesión, se ofrecieron pautas prácticas para entender las obligaciones que impone la normativa vigente y cómo aplicarlas de forma eficaz en el día a día del taller.
La privacidad como valor añadido en el taller
Durante la sesión, moderada por Rocío Martín, directora del Área Jurídica de ASETRA, los expertos Cristina López Vendrell y Francisco Javier García Garrido, de Audidat, recordaron que la protección de datos personales es un derecho fundamental recogido en la Constitución Española y reforzado por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).
“Muchas empresas todavía aplican criterios de la antigua ley de 1999, cuando ni siquiera existía Internet tal como lo conocemos hoy”, explicó López Vendrell. Por eso, insistió en que actualizar los protocolos internos es esencial para evitar sanciones y, sobre todo, para garantizar la seguridad de la información de clientes, empleados y proveedores.
Las obligaciones del taller: transparencia y control
Entre los temas más relevantes, los ponentes destacaron la necesidad de que cada empresa cuente con un registro de actividades de tratamiento, un documento que detalla qué datos se recogen, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y qué medidas de seguridad se aplican.
También subrayaron que el taller debe informar siempre de forma clara y accesible sobre el uso de los datos personales, tanto en sus formularios, presupuestos o correos electrónicos como en su página web. Esta transparencia es obligatoria en el 100 % de los casos, incluso cuando la web sea interna o de acceso restringido.
Por otro lado, recordaron que la responsabilidad proactiva implica no solo cumplir la ley, sino también poder demostrarlo en caso de inspección. “La Agencia Española de Protección de Datos puede revisar una web sin desplazarse y detectar incumplimientos desde su oficina”, advirtió García Garrido.
Contratos, copias de seguridad y consentimiento
El taller, al manejar información de clientes y trabajadores, está obligado a firmar contratos de encargado de tratamiento con terceros que tengan acceso a esos datos, como asesorías, empresas de software o prevención de riesgos laborales.
Además, se destacó la importancia de contar con copias de seguridad actualizadas, una práctica que solo realiza el 10 % de las pymes. “Perder todos los datos por un ciberataque puede suponer el cierre del negocio. Con una copia de seguridad adecuada, se puede recuperar la información en horas”, afirmó López Vendrell.
Respecto al consentimiento, los expertos aclararon que no siempre es necesario un documento adicional si la relación contractual lo justifica —por ejemplo, la emisión de una factura—, aunque la información debe constar por escrito.
Videovigilancia y matrículas: errores frecuentes en los talleres
Uno de los aspectos que más dudas genera entre los talleres es el uso de cámaras de videovigilancia. Los expertos de Audidat recordaron que la instalación de cámaras implica un tratamiento de datos personales, por lo que debe cumplir estrictamente con la normativa del RGPD y la LOPDGDD.
Los carteles informativos no pueden ser genéricos: deben indicar quién es el responsable del tratamiento, la finalidad concreta por la que se graban las imágenes (por ejemplo, “seguridad de las instalaciones” o “control de accesos”) y dónde pueden ejercer sus derechos las personas grabadas. Además, las grabaciones solo pueden conservarse durante un máximo de 30 días, salvo que se produzca un incidente o denuncia que justifique su conservación durante más tiempo.
También se subrayó que no está permitido captar imágenes de la vía pública, salvo que sea estrictamente necesario para la finalidad prevista y esté debidamente autorizado. De igual modo, el acceso a las grabaciones debe estar restringido únicamente a personal autorizado y las imágenes deben almacenarse de forma segura.
En cuanto a las matrículas de los vehículos, la Agencia Española de Protección de Datos ha determinado que constituyen un dato personal, ya que permiten identificar al titular del vehículo. Por tanto, publicar fotografías o vídeos de coches sin ocultar la matrícula, ya sea en redes sociales, páginas web o materiales publicitarios del taller, puede suponer una infracción y acarrear sanciones.
Por eso, los especialistas recomendaron pixelar o difuminar las matrículas antes de publicar cualquier contenido visual. Esta práctica sencilla protege la identidad de los clientes y demuestra un compromiso real del taller con la seguridad y la privacidad de los datos
Talleres y aseguradoras: cuándo firmar un contrato
La relación entre los talleres y las aseguradoras genera a menudo dudas sobre quién es el responsable del tratamiento de los datos personales. Según los expertos de Audidat, si el taller trabaja directamente para la compañía, mediante un acuerdo de colaboración o facturación directa, actúa como encargado del tratamiento. En ese caso, la aseguradora es la responsable de los datos del cliente y debe existir un contrato que regule su uso, la finalidad y las medidas de seguridad.
Por el contrario, cuando el cliente acude por su cuenta y la aseguradora solo envía un perito, no se produce cesión de datos entre ambas partes. En este escenario, cada entidad gestiona sus propios datos —el taller los del cliente y la aseguradora los del siniestro—, por lo que no es necesario firmar un contrato de encargado, aunque sí resulta recomendable establecer un compromiso de confidencialidad.
Derechos de los clientes y reputación del taller
Los asistentes conocieron los derechos de los interesados —acceso, rectificación, supresión, portabilidad y olvido— y cómo deben atenderse en un plazo máximo de un mes. No responder a tiempo puede derivar en una inspección.
Más allá del miedo a las sanciones, los expertos insistieron en que cumplir con el RGPD ofrece ventajas reales para los talleres. No se trata únicamente de una obligación legal, sino de una oportunidad para fortalecer la imagen del negocio y la confianza del cliente.
Un taller que gestiona correctamente los datos personales transmite seriedad, transparencia y profesionalidad, cualidades cada vez más valoradas por los consumidores. Además, contar con un sistema sólido de protección de datos permite anticiparse a posibles incidentes informáticos o fugas de información, minimizando el riesgo de pérdida de clientes o de daños reputacionales.
En palabras de Francisco Javier García Garrido, delegado de Protección de Datos certificado por la Agencia Española de Protección de Datos, “no se trata solo de cumplir con la ley, sino de garantizar que la empresa está más segura, más organizada y mejor preparada frente a cualquier amenaza”.
Cumple la normativa y gana tranquilidad
La protección de datos en talleres es una oportunidad para diferenciarse por responsabilidad y profesionalidad. ASETRA, en colaboración con Audidat, ofrece asesoramiento especializado para que tu taller cumpla con todas las exigencias legales y evite sanciones innecesarias.
👉 Si quieres más información o resolver dudas, contacta con el Área Jurídica de ASETRA en el 91 434 06 60 o escribe a juridico@asetramadrid.com.
